Mechanizmowi pay and refund podlegają płatności „pasywne” dokonywane na rzecz zagranicznych podmiotów powiązanych o wartości przekraczającej 2 mln zł w danym roku podatkowym. Polega on na obowiązkowym poborze podatku u źródła, a następnie dochodzeniu jego zwrotu przez podatnika zagranicznego lub polskiego płatnika. 

Postępowanie to odbywa się w ramach specjalnej procedury i wymaga przedłożenia obszernej dokumentacji oraz wykazania spełnienia warunków do zastosowania preferencyjnej stawki podatku, w szczególności odnoszących się do posiadania przez odbiorcę należności statusu ich rzeczywistego właściciela.